17|跨部门协同费劲,沟通效率低,如何粉碎“部门墙”?
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你好,我是黄勇。不知道你是否也有过这样的困惑:为何公司发展起来了,规模越来越大,可是跨部门协同却越来越难呢?
我认为,企业内部之间存在一堵无形的“墙”,它阻碍着跨部门协同,阻碍着各部门之间信息传递和工作交流,我们称这堵墙为“部门墙”,正是由于“部门墙”的产生,才导致公司缺乏执行效率,战略无法迅速落地。
现在大家更多的只是把自己所负责的工作做好,跟自己关系或利益不大的事情尽可能不去接触。同事之间不再有频繁互动,更多的是“各自为政”,工作上不出问题就好。
试问在这样的工作环境中,我们还能踏踏实实地做点自己认为有意义的事情吗?或许你觉得有意义的事情,但别人却不见得认为它也有意义。
或许,刚开始你还满腔热血地去推动一些事情,却发现对方表面上认同,但实际工作上却根本不配合你,而你和他们只是平行关系,又没有直接的管理权限,进而引出了下面要讨论的问题:如何让跨部门业务协同效率更高呢?
今天我就针对跨部门协同问题,谈谈自己的一些实操经验和个人观点。在整个过程中,OKR 工具和思维帮助我解决了许多麻烦事儿,希望通过本文能让你对 OKR 有更深的认识。我们不妨先穿越“部门墙”,再进入 OKR 的世界。
为何公司变大了,部门墙也变厚了?
所谓“隔行如隔山”,在公司里隔着一个部门,就隔着一面“墙”。也许是“术业有专攻”的原因吧,公司为了让各部门多聚焦在自己的工作领域,所以各部门也开始陆续出现各种专家。
比如,对于一家互联网公司而言,技术部门有技术专家,产品部门有产品专家,运营部门有运营专家,市场、销售、财务、人力等部门也有各自的专家。
专家多,好不好?当然很好,专家可以解决公司在成长之路上遇到的各类问题,进而加快公司的成长速度。从这方面来看,各部门确实发挥了自己独特的价值。
此外,每个部门都有各自的领导者,同时这些领导者在各自的领域中也都是一把好手,他们的领导力也非常强。不过,这些部门负责人彼此之间是平行的,他们的工作要统一向老板汇报。
不过,由于很少有老板是“万金油”类型的,能够把每个部门的业务都搞得明明白白,所以老板更多的只是看结果,至于过程好不好,就让各部门领导者自己去负责吧,这也是他们的工作职责,于是 KPI 就成了老板来衡量各部门领导者工作产出质与量的核心武器。
正是由于这些部门负责人彼此之间没有上下级之分,各自又有自己的专业性门槛,因此迟早都会产生“部门墙”现象。但是,随着公司规模的扩大,每个部门的规模也在扩大,为了让逐渐变大的部门有着高效的执行力,部门负责人会将自己更多的精力放在内部流程和效率上。
因此,**部门墙使部门协同会变得越来越弱,导致出现“各人自扫门前雪,休管他人瓦上霜”的“本位主义”现象。**随着公司人员规模逐渐壮大,业务体系变得越来越复杂,部门墙也会变得越来越厚。
既然部门墙现象会带来如此严重的后果,那么应该如何才能打破部门墙呢?绝大多数公司希望能通过“业务单元”来打破部门墙,可效果究竟如何呢?
使用业务单元能打破部门墙吗?
简单来说,业务单元实际上就是一个独立的跨部门协同团队,在互联网公司中较为常见。
举个例子,假如公司有三款产品,曾经需要多个部门来通力配合才能高效协同工作,公司为了最大化提高员工的工作效率,希望大家的工作目标能更加聚焦,所以针对这三款产品组建了对应的三个业务单元,简称三条业务线。同时,在每个业务单元中都有一位负责人,他来协同内部各团队之间的工作,并向公司老板或高管汇报。
这样的组织架构看似已经将曾经的横向部门拆分为多个纵向团队,部门墙就此被打破。实际上,却容易引发新的问题,虽然部门墙已被打破,但是“单元墙”却被建立起来了。
难道不应该化部门墙为“单元墙”吗?我们对组织架构目标进行调整,难道不是为了让团队更加专注于此吗?没错。
从让工作变得更加聚焦、更加高效的角度来看,业务单元协同工作的产出确实能够达到这一效果,但这些相同职能的伙伴们之间的交流却开始匮乏了,从而影响了他们在专业技能提升方面的成长,长期下去会让大家感觉没有归属感。
因此,从绩效考核角度来看,业务单元的形成起到了明显的作用,但从成长角度来看,似乎它并没有起到任何作用,它将破坏人才的成长环境。
我曾经就经历过这样的组织架构重组,对此深有感触。
当时我们公司内部拆分了两个业务单元,一个业务单元目标聚焦在 B 端产品上,另一个业务单元目标聚焦在 C 端产品上。这样的组织架构刚开始还非常受欢迎,只是时间久了,这两个业务单元的交流也越来越少了。
与此同时,这两个业务单元还在不断地招聘新员工,团队规模越来越大,导致研发人效降低。
当我有一天去更加深入、细致地了解这两个团队的内部工作流程和规范时,发现两者其实是有所差异的,当时我还没太在乎这些,心想只要大家能聚焦目标做事就好,能提高效率就行,没想到后续更严重的问题就来了。
由于我们在 B 端业务上发展得不太理想,公司的资源投入更多情况下倾向于 C 端,导致 B 端业务单元的同事们产生严重不满,当时就有人抱怨道:“我们 B 端的活儿没少干,倒是年终奖为什么拿得比 C 端少那么多?一年到头,工资还不给加。”
按照我们当初设置这两个业务单元的目的来看,一是希望大家更加聚焦工作目标,二是希望凭大家可以业绩说话,谁做得越好,谁拿到的年终奖就越多,高薪只会给绩效高的员工。不过,当时我们只是从金钱这个方面来激励团队成员,却忽略了他们的成长。
可见,一旦业务单元被建立起来,我们更多地是追求绩效,希望能通过金钱来激励团队。当员工的绩效考核数据显示优秀的情况下,感觉一切都没问题,如果绩效数据做得不好,对公司中的一些人才却是一种伤害。
回过头来想想,人才是极力需要并渴求在各个阶段中成长的。其实关注成长就是一种激励,而且比金钱激励效果更好,被激励的时间也更加长久。
不过,既然问题已经出现了,那么应该如何来解决呢?下面我想分享一下,我曾经在团队中使用 OKR 解决过这一问题,希望能对你有所启发。
如何使用 OKR 彻底粉碎部门墙?
当时我的做法是,保留纵向业务单元的结构,并在横向层面设立了不同的职能团队。可以看到,**纵向业务单元和横向职能团队构成了一个矩阵式结构,**两者实际上对应的是同一批员工,虽然他们是同时处在两种不同的团队中,但有着不同的目标和职责。
此外,在汇报方向上,并不存在双向汇报问题的情况,所有的员工只需向业务单元负责人汇报即可。
**业务单元是一个实际组织,它存在的价值在于消除跨部门之间的协同,让大家的目标更加聚焦,一切围绕追求绩效而做出努力。**由于业务单元日常做的工作都在项目中,因此可用 OKR 来制定并执行项目目标,同时还能体现技术团队价值,这方面在本专题第 15 讲中有讲到。
此外,建议公司高管要多去挖掘领导力较强的员工,让他们成为业务单元负责人,并激励他们为公司的业绩做出杰出贡献。
**职能团队是一个虚拟组织,它存在的价值在于加强业务单元间的联系,让团队伙伴们感觉到更有归属感,职能团队负责人将主要精力投入到提升人才技能的培养上。**与其说是职能团队负责人,不如说是职能团队的“教练”,他使用 OKR 工作法来帮助团队伙伴们制定个人目标,扮演职能团队的“OKR 教练”。
我建议,公司高管要学会去培养这样的教练型职能团队管理者,让他们为公司培养更多的优秀人才。
从实操过程上讲,团队伙伴们每天都在业务单元中工作,但每周都会参与自己所在职能团队的活动。
比如,面试新员工,讨论流程和规范,参与技能培训等,每个季度会进行一次 OKR 评估和制定,每年会进行一次内部职级晋升的申请和评级。我们的原则是,奖金和业务单元的绩效挂钩,但薪资和职能团队的职级挂钩。
在整个过程中,**OKR 不仅帮助了业务单元,让大家围绕项目目标进行聚焦,OKR 也帮助了职能团队,让大家围绕个人目标进行突破。**就像这样,以垂直业务单元为主,同时以横向职能团队为辅,在纵向和横向两个垂直方向上彻底地打破了部门墙,建立了一个更加健康的跨部门协同组织架构,以支撑公司未来更大规模的人员扩张。
总结
今天我重点围绕“部门墙”做了讲述,从它的由来开始探讨,讲到了业务单元虽然能在一定程度上打破部门墙,但也会同时会带来一些“副作用”,阻碍团队相互交流与快速成长。
为了解决这一问题,我分享了自己以前在实操中所经历过的一些场景,尤其是有效使用 OKR,并彻底打破部门墙的具体实战方法。
你会发现,公司越大,部门墙越厚,我们不仅需要通过垂直的“业务单元”来打破部门墙,还要搭建横向的“职能团队”去辅助业务单元,让业务单元跑得更快、更稳、更健康。我将今天的内容总结为三句话:
1. 各部门关注点和利益点不同,自然会形成“部门墙”,可使用 OKR 将其打破。
2. 当公司进入快速成长期,需尽早组建横向职能团队,并为其培养“教练型”管理者。
3. 将横向职能团队和纵向业务单元进行“虚实”结合,在团队成长和项目管理上实施 OKR。
只有你对 OKR 深入理解了,才能更有效地使用 OKR 工具和思维,彻底打破“部门墙”。
思考时间
你所在公司是否也存在“部门墙”呢?它对大家工作协同产生了哪些阻碍?你们又是如何将其打破的呢?期待你的留言。
最后,如果这篇文章让你有所收获,请把它分享给你的朋友,我们一起探讨。
文章作者 anonymous
上次更新 2024-02-01